Организация учета в торговле: автоматизация магазина

Сегодня в условиях повышенной конкуренции ни большой супермаркет, ни маленький магазин не могут полноценно функционировать без оптимизации бизнес-процессов на всех этапах работы, начиная от планирования закупок и заканчивая продажей товара клиенту. Наличие автоматизированного учёта позволяет сократить время, затрачиваемое не осуществление простых бизнес задач, повышает уровень дохода, качество и скорость обслуживания клиентов, а также снижает количество ошибок совершаемых из-за невнимательности сотрудников.

Какие задачи решает автоматизация розничной торговой точки

Оптимизация бизнес-процессов в сфере ритейла предусматривает установку различного ПО и оборудования, позволяющего вести корректный учёт товара на каждом этапе его движения.

Основными задачами автоматизации розничной торговой точки является:

• Отслеживание товарных движений: от дистрибьютора на склад магазина, со склада в торговый зал и т.д.

• Учёт товарных остатков.

• Планирование закупа из расчёта имеющихся товаров и спроса на них.

• Анализ ценообразования и использования скидок.

• Создание отчётов и контроль оборота документов.

• Взаиморасчёты с клиентами и контрагентами.

• Отслеживание за работой сотрудников.

• Пересылка сведений о продажах в органы налогового контроля, а также в такие государственные системы как «Честный ЗНАК» и ЕГАИС.

Внедрение автоматизации в работу компании позволяет:

• Снизить количество пересорта и краж.

• Облегчить работу сотрудников.

• Снизить количество ошибок при продажах.

• Повысить скорость обслуживания клиентов.

• Увеличить размер прибыли.

Ведение учёта в розничной торговой точке

Товарооборот в организации может осуществляться двумя способами:

1. В программе учёта товара.

2. Вручную, при помощи калькулятора и тетради «прихода-расхода»

При суммовом учете ответственный работник получает продукцию, отсчитывает её по сумме продажи и отмечает в тетради учёта. Полученное расхождение – является складским остатком.

Аналитический способ предусматривает детализированный учёт остатков и скорости продаж. В ритейле для этого обычно применяют Excel, но вся информация при этом, всё равно заноситься в накладную самостоятельно.  

Оптимизация процесса учёта товара практически полностью исключает количество совершаемых ошибок и обеспечивает точные показания по продажам за выбранный временной промежуток. 

Чтобы разобраться с ведением учёта в пункте розничных продаж, ниже мы разобрали основные бизнес-процессы, которые подлежат автоматизации:

• Получение продукции со склада. Товар поставляется совместно с ТТН или счёт-фактурой. Работник вносит данные из «первички» сразу в программу учёта товара, либо в ТСД.

• Перемещение продукции в торговый зал. Размещение товаров на витрине должно быть зафиксировано во внутренней документации, а также в соответствующих реестрах. В противном случае во время процедуры инвентаризации будет выявлен пересорт.

• Продажа. Факт убытия продукции отмечается сразу после его продажи на ККМ.

Если в торговой точке применяется автоматизированный учёт, остатки продукции будут подсчитываться без участия пользователя. Таким образом, по окончанию рабочего дня пользователь может отслеживать объём реализованной и оставшейся продукции, планировать закупку и в случае необходимости сразу оформлять заявку поставщику.

Автоматизация розничной торговой точки через «1С»

«1С» — является одним из наиболее популярных решений предназначенных для обеспечения учёта на протяжении уже более чем 25 лет. Разработчик поставляет как универсальные, так и специализированные решения, предназначенные для обеспечения потребностей большинства отраслей коммерческой деятельности. На основании их можно выстраивать полноценные системы автоматизации: для склада одну, для офиса другую и т.д.   

Ниже мы привели все главные решения, предназначенные для  оптимизации торговой точки в 1С. В случае необходимости ПО легко можно обновлять, при этом сохраняются все записанные до этого базы и справочники.

«1С: Касса»

Узконаправленное ПО предназначенное для оптимизации РМК, представлено в двух форматах:

• Как коробочное решение.

• Как онлайн-сервис в облаке 1cfresh.com

Основные задачи программы:

• Кассовые взаиморасчеты.

• Продажа маркированной продукции и алкогольных товаров (ЕГАИС).

• ЭДО.

• Создание заказов оптовикам.

• Обеспечение учёта ТМЦ и финансовых средств.

• Анализ продаж.

• Взаимодействие с интернет-магазином, а также курьерским приложением «1С: Мобильная касса».

Базовая конфигурация даёт возможность осуществлять любые кассовые операции, но при этом нет поддержки работы с маркетинговыми акциями и системами дисконтных карт.

Данное программное обеспечение подходит для маленьких торговых точек с ограниченным решением и отличается простой настройкой и управлением.

«1С: Розница»

Базовая конфигурация «1С: Розница» — представляет собой готовый продукт, предназначенный для оптимизации розничных торговых точек. В данной версии ПО, осуществляется поддержка всего функционала «1С: Касса», включая интерфейс кассира:

• Выпуск Х и Z отчетов.

• Получение всех видов оплаты. 

• Генерация и выпуск ФД.

• Оформление возврата, списания и т.п.

В отличие от «1С: Касса» пользователи «Розницы» имеют более широкий функционал по PMK и учету товара:

• Реализация товара в рассрочку.

• Продажа комиссионной продукции.

• Обеспечение контроля за сотрудниками.

• Ведение складской деятельности и анализ товарных групп.

• Маркетинг, аналитика и т.д.

Данное ПО показано сетевым и несетевым розничным компаниям, которым необходимы решения с возможностью подсоединения любого торгового оборудования, а также ведения складского и иного управленческого учёта

«1С: Управление нашей фирмой»

«1С: УНФ» — представляет собой универсальное ПО предназначенное для оптимизации розничных торговых точек.

Основные задачи:

• Подача отчётов без инсталляции «1С: Бухгалтерия».

• Упрощенный модуль для высчитывания заработной платы.

• Модуль CRM обеспечивающий поддержку взаимодействия с востребованными платформами, порталами и службой доставки.

• РМК с полным набором кассовых задач.

• Предусмотрена встроенная подсистема, предназначенная для развертывания интернет-магазина.

• Интегрируется с другими версиями 1С.

• Представлен доступ к версии на 5 владельцев.

Данная версия не подходит для компаний со сложными бизнес-процессами, поскольку функции учета представлены в упрощенном виде. Правда этого будет недостаточно для бутиков одежды, обуви или продуктов питания. Которые включают в себя оффлайн- и онлайн-продажи.

«1С: Управление торговлей»

«1С:УТ» — представляет собой ПО для учёта продукции, в торговой точке с широким ассортиментом. Данная версия позволяет оптимизировать работу кассового узла, склада или онлайн-магазина. Возможность детализирования места нахождения конкретного товара вплоть до ячейки обеспечивает ведение складского учета со сложной иерархией. Подобная операция значительно облегчает поиск товара на крупных складах.

Достоинства: 

• Достаточный функционал для работы с ценообразованием, а также дисконтными и скидочными системами.

• Детальный анализ продаж, остатков и также других показателей за конкретный указанный период.

• Формирование первичных документов, таких как счёт-фактуры, накладные и т.п. 

• Полная последовательность работы с заказами, их формирование и резервирование, а также отгрузка товара, контроль сроков годности и т.п.                                                    

«1С:УТ» будет хорошим решением для организаций которым необходим ячеистый склад бэк-офисов и многоступенчатое ценообразование. ПО позволяет оптимизировать работу персонала, а также обеспечивает все основные бизнес-процессы в компании. Обычно данную конфигурацию выбирают, если предусматривается более 10 пользователей, в других ситуациях хватает версии «УНФ». Для РМК также необходимо дополнительное ПО, «УТ» применяется в связке с «Розницей» или кассовым ПО для POS-систем Frontol.

Оборудование для автоматизации магазина

 Для небольших магазинов, ларьков и островков с ассортиментом не более 50 товаров, пользователю вполне хватит одной ККМ. Для оборудования киосков, и рыночных палаток, хорошим выбором станут сенсорные и кнопочные ККМ, а также смарт-терминалы.

В крупных супермаркетах, а также торговых точках формата Cash&Carry предпочтение обычно отдаётся POS-системам со стандартным ФР. Производительность такого оборудования составляет около 150 миллиметров/секунду, что позволяет повысить скорость и качество обслуживания посетителей.  

Помимо ККМ, для автоматизации торговой точки необходим:

• Сканер штрих-кодов. Для поиска конкретной позиции в товарном каталоге, а также внесения номенклатуры в справочник. Небольшие магазины могут работать без использования сканера, но только в том случае если они не торгуют алкогольной или маркированной продукцией.

• Электронные весы с возможностью выпуска этикеток. Предназначены для установки в магазинах самообслуживания реализующих весовой товар, а также в фасовочных цехах, на кассовом узле или прилавке.

• Эквайринговый терминал или PIN-pad — предназначается для обеспечения безналичного расчёта.

• Покупательский экран – предназначается для демонстрации различной информации клиентам.

• Ящик для денег – предназначается для обеспечения безопасного хранения наличных средств, а также важной кассовой документации.

Для автоматизации работы на складах и логистических терминалах необходимо отдельное оборудование. Так например, ТСД даёт возможность не только распознавать товар по штрих-коду, но и сгенерировать документацию для автоматической выгрузки в программу учёта товара. При подсоединении ТСД к автономному принтеру, можно печатать этикетки срезу после получения товара. Для работы на складе небольшого магазина подойдёт обычный сканер. 

Ведение учёта товара в небольшом розничном магазине

До сих пор некоторые представители малого бизнеса в сфере розничной торговли осуществляют ведение учета в тетради, так как считают затраты на автоматизацию необоснованными. На деле же они окупаются в очень короткий срок.

Сегодня на рынке представлены такие решения как:

• Коробочные программы.

• Облачные приложения.

Во втором случае пользователи могут выбирать наиболее подходящий для них режим. К тому же некоторые разработчики предлагают своим клиентам бесплатный промо-период. Владельцы онлайн-касс могут не тратить средства на дополнительное ПО. При покупке оборудования у них есть доступ к личному кабинету, который облегчает учёт для небольших торговых точек и позволяет:  

• Выгружать большой объем данных (через облако).

• Интегрироваться с поставщиками и быстро создавать новые заказы.  

• Осуществлять учёт товара.

• Генерировать статистические и аналитические данные.

• Формировать кассовую отчетность по заданным образцам.

Облачные приложения будут отличным решением для представителей малого и среднего бизнеса. 

Автоматизация учёта в бухгалтерии

Все организации, ведущие финансовую деятельность, по закону обязаны вести бухгалтерский учёт. От данного требования освобождены только индивидуальные предприниматели (вне зависимости от СНО и оборота), но они всё равно должны вносить данные в книги доходов и расходов.

Если предприниматель не ведёт бухгалтерский учёт, то со временем он может столкнуться с такими проблемами как невозможность:

• Осуществлять контроль за дебиторско-кредиторскими задолженностями.

• Производить анализ текущих рабочих процессов.

• Вести эффективный финансовый контроль.

Наиболее востребованным решением для оптимизации бухгалтерского учёта является – «1С: Бухгалтерия». Версии «Розница», «УНФ» и «УТ» для этого не подойдёт, но при этом они могут применяться как дополнение для складского учёта. Поступления, реализации и расчёты отображаются в конфигурации «Розница», после чего выгружаются в «1С: БП».

Для небольших торговых точек приобретение лицензии на две различных конфигурации будет дорогим и невыгодным. В таком случае необходимо сначала определить зачем требуется ПО. Если в торговой точке имеется штатный бухгалтер и ПО необходимо для создания отчётности в органы государственного контроля, то следует инсталлировать «1С: БП». Для обеспечения внутреннего учёта товарных остатков и продаж подходит «Розница» или «УНФ», а сложности с финансовым учётом решаются, если нанять бухгалтера на аутсорсинг.

Корректное ведение учета алкоголя и маркированного товара в магазине

Данные о перемещениях маркированной продукции должны в обязательном порядке отображаться в системе «Честный ЗНАК». Поэтому при их продаже невозможно обойтись без сканера способного считывать двумерные штрих-коды, включая коды DataMatrix. При этом основным требованием к оборудованию будет возможность интеграции с ККМ.   

При получении продукции от поставщика требуется считывать этикетки сопоставляя полученные данные с УПД. Для этого требуется сканер, либо ТСД. Взаимодействие ритейлера с оптовым поставщиком и ГИС МТ «Честный ЗНАК» ведется через систему ЭДО, поэтому пользователю требуется подписание договора с оператором ЭДО, а также инсталляция товароучётной программы.  

Если у пользователя не установлена товароучётная программа, то он может получать поставки при помощи кассового аппарата и уже с него пересылать всю необходимую информацию в систему «Честный ЗНАК». Для этого компания «Эвотор» предлагает специализированное платное ПО «Маркировка». После скачивания софта на ККМ, пользователю необходимо зарегистрироваться на сайте разработчика и можно приступать к работе. Для пересылки информации в систему «Честный ЗНАК», следует предварительно купить КЭЦП.     

В случае если кроме маркированной продукции пользователь занимается реализацией алкогольной продукции, ему необходимо дополнительно отчитываться в ЕГАИС. Для этого необходимо специализированное ПО – универсальный транспортный модуль, который интегрирован в систему учета товара. УТМ получает из программы данные о пришедшей поставке и отображает их в ЕГАИС. УТМ может быть инсталлирован как на ПК, так и на ККМ.