Какие программы требуются для работы с онлайн-кассами

Онлайн-кассы в последнее время являются самым продаваемым оборудованием. Это вполне логично, учитывая, что по закону ими должны пользоваться все участники российского рынка (компании и ИП в сфере ритейла, а также обслуживания и общественного питания). Участники внимательно подбирают ККМ, обращая внимание на такие показатели как производительность, ёмкость аккумуляторной батареи, варианты выхода в интернет и другие технические характеристики, но большинство даже не предполагает, что на функциональность кассового оборудования, помимо аппаратной начинки, значительное влияние оказывает программное обеспечение. Поэтому именно о нём мы сегодня и поговорим.  

Программы для работы с кассовым оборудованием

Вначале давайте узнаем, какое ПО требуется для оптимизации торговых бизнес-процессов. Оно делится на две группы:

Фронт-офис

К данной группе относится кассовое ПО, которое инсталлируется непосредственно на саму ККМ. Фронт-офис должен осуществлять все базовые задачи, в соответствии с предписаниями ФЗ №54, а также:

1. Создавать ФД с полным перечнем обязательных реквизитов.

2. Печатать ФД и пересылать их электронные копии на электронную почту и по номеру телефона.

3. Передавать данные о совершённых продажах ОФД, который позднее пересылает их в ФНС.

4. Открывать и закрывать смену с созданием подходящих отчётов.

Всё кассовое ПО должно осуществлять поддержку стандартного функционала, в соответствии с ФЗ №54. При этом если позволяют средства, то лучше приобрести расширенное ПО, либо подключить дополнительные функции.   

Бэк-офис

В данную группу включены учётные программы, в которых представлены товарные справочники организации. К тому же в них отображаются все операции по товарному движению, и ведётся аналитический учёт.  

Какое отношение программа учёта товара имеет к ККМ? ФЗ №54 предписывает отмечать в ФД названия реализованных товаров, а также их количество, стоимость и другие реквизиты. Чтобы наименование товара попало в ФД, необходимо загрузить в кассовую программу описания всего товарного ассортимента. А товароучётная программа – как раз и является источником номенклатуры.

В розничном магазине с небольшим ассортиментом, в теории, можно обойтись и без оптимизации учёта. Новые позиции на ККМ можно вносить вручную, либо из Excel-документа, но при этом необходимо помнить то, что программа учёта товара это не только место для хранения номенклатуры. Также она предоставляет большое количество возможностей для развития бизнеса и получения повышенного дохода.   

С её помощью участник может контролировать спрос, правильно планировать процедуру закупа и формировать программу лояльности.

Дополнительные сервисы и приложения

В данную группу относится необязательное ПО, которое инсталлируется дополнительно к основным. Например, можно привести программные компоненты для работы с ЕГАИС и маркировкой.   

Какое бывает кассовое ПО

Все программы фронт-офиса обычно имеют стандартный функционал:

• Получение наличной и безналичной оплаты.

• Приход и расход, а также возврат прихода и расхода.

• Продажу по свободной цене.

• Отображение признаков в ФД: товар, услуга, принцип расчёта.

• Создание чека коррекции.

Обычно его полностью хватает для базовой оптимизации кассового узла в ритейле. Также некоторые разработчики предлагают ПО с дополнительным функционалом, таким как:

• Выбор позиции с «Избранной» панели.

• Автоматизированный расчёт цены на весовой товар.

• Расчёт стоимости товара из учёта скидки (на полную сумму чека или определённую позицию).

• Смешанная оплата (наличная и безналичная).

• Поддержание отложенных ФД для забывчивых клиентов.

• Оплата товара подарочным сертификатом.

• Программы лояльности и скидочные карты.

• Отчёты по статистики продаж.

Данные функции повышают цену кассового ПО, но требуются они не везде, поэтому необходимо оценить целесообразность переплаты.

Выбор ПО фронт-офиса по большей части зависит от ККМ, ниже мы более детально разберём каждый из них.

Предустановленное ПО для смарт-терминалов

Смарт-терминалы — представляют собой компактные ККМ с сенсорным дисплеем, а также встроенным принтером ФД и ФН. Наиболее популярными считаются Эвотор, АТОЛ Sigma и LiteBox. На них уже инсталлировано фирменное ПО, необходимое для осуществления базовых кассовых операций. Основным недостатком подобного оборудования является невозможность настроить устройство под специфику конкретного бизнеса. Собственнику приходится обходиться предоставленным разработчиком функционалом, либо оплатить дополнительные.

Достоинства:

• Управление доступно даже неопытным пользователям.

• Стандартное ПО, сразу готово к работе и нет необходимости тратить время на его инсталляцию.

• Возможность покупки ККМ с предустановленной кассовой программой, адаптированной под нужды конкретной сферы деятельности, к примеру, АТОЛ Sigma 10 для сферы общественного питания.

Смарт-терминалы готовы к повышенной нагрузке и могут обеспечить регулярную печать ФД. Они подходят для обеспечения потребностей малого и среднего бизнеса (от 50 до 100 клиентов в день). Но для расширения бизнеса необходимо наличие дополнительного функционала, поэтому в любой момент можно будет добавить платные услуги, к примеру, для курьерских и почтовых служб, а также реализации алкогольной продукции и работы в системе «Честный ЗНАК» (далее - ЧЗ).   

Фронт-офис для POS-систем

Данное ПО создано специально для POS-систем. Они могут поставляться в комплекте с ККМ, либо приобретаться дополнительно.

При этом ПО можно инсталлировать не только на POS-систему, но и на стандартный ПК или моноблок, подсоединив к нему ФР. Большая часть подобного ПО является кроссплатформенным, то есть оно может интегрироваться с любой ОС.

Среди основных достоинств можно выделить:  

• Универсальность – подходят как для мелких торговых точек, так и для супермаркетов с высокой проходимостью.  

• Возможность дорабатывать ПО под себя.

• Повышенная производительность.

• Наличие встроенных сервисов для работы с программой лояльности.

Обычно подобные программы подбирают из потребности в оптимизации торговых точек с высокой посещаемостью и широким ассортиментом. Где необходимо комплексное решение с лояльной системой настройки скидок, интегрируемых с ЕГАИС и системой ЧЗ.

Ниже мы разберём более популярные приложения для фронт-офиса.

«1С: Розница»

Данное решение сочетает в себе PMK (рабочее место кассира), а также полный набор возможностей для товарного учёта:

• Управление ассортиментом и ценой.

• Своевременный учёт по товару, размещённому на складе и в зале.

• Фасовка весовых товаров с возможностью печати ФД.

• Товарный учёт.

• Управление товарными запасами, а также грамотное планирование закупа.

• Получение аналитики.

Достоинства:

• Можно регулярно обновлять ПО из учёта потребностей конкретного бизнеса.

• Взаимодействие со стандартными решениями «1С».

• Большое количество франчайзи для поддержки.

А к главному минусу можно отнести то, что для обслуживания и доработки ПО необходимо воспользоваться помощью программистов.

Данный вариант подходит для небольших розничных торговых точек, типа «У дома».

Одна программа даёт возможность организации товарного учёта, а также оптимизации РМК, даже если в ней реализованы только стандартные функции. Для крупного ритейла лучше применять 1С, для бэк-офиса в интеграции с отдельным кассовым ПО.  

Frontol от Атол

Для бэк-офиса нужно будет приобрести дополнительное решение, зато данное ПО предназначено для обеспечения потребностей кассового узла. Оно гораздо многозадачнее, чем встроенное урезанное РМК в «1С: Рознице». Траты на ПО:

• Разовая оплата лицензионного ключа.

• Годовая подписка на обновления и модуль для взаимодействия с ЕГАИС.

Достоинства Frontol:

• Поддержание стандартного функционала, включая программы лояльности.

• Наиболее широкий перечень поддерживаемых устройств.

• Управление сотрудниками: настройка права доступа, учётный журнал и т.п.

К минусам можно отнести доработку штатного обмена с бэк-офисом, а для этого требуется помощь специалистов.

ПО функционирует на ККМ АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki-Print. Рекомендуется применение Frontol с «родными» устройствами — так будет меньше проблем с настройкой и обслуживанием.

Товароучетные системы

Программы бэк-офиса бывают двух типов: коробочные и облачные. В первой ситуации, пользователь приобретает лицензионный доступ и инсталлирует ПО на рабочий стол, а во второй – каждый месяц оплачивает доступ к программе учёта товаров. 

Коробочные версии будут лучшим решением для среднего и крупного бизнеса, где в программе работают сразу несколько человек. При этом облачные сервисы дают возможность внедрить оптимизацию при минимальных затратах, для этого необходим только доступ в интернет. Войти в ЛК можно на любом устройстве, из любой точки мира без привязки к определённому рабочему месту.  

Перечислим основные достоинства, а также недостатки каждой версии:

Для примера разберём несколько популярных решений в обеих категориях.

Коробочный софт

1С уже много лет возглавляет перечень лучших программ учёта товара. Среди программных решений 1С представлены конфигурации, которые подходят для разнообразных сфер деятельности. Пользователь может выбрать «чистый» вариант, предназначенный для оптимизации товарного учёта, либо универсальное решение с встроенным PMK, к примеру, представленное выше «1С: Розница».

Указанное выше решение больше подходит для супермаркетов и торговых компаний, в которых установлено несколько ККМ. Если требуется оптимизировать небольшой розничный магазин, можно выбрать «1С: Управление нашей фирмой» с добавленным PMK и простейшим складским учётом. В нём предусмотрено большое количество отчётной документации, а также возможность взаимодействия с «1С:Бухгалтерия предприятия».

В отличие от «Розницы», в «УНФ» не предусмотрено маркетинговых инструментов для ведения анализа и управления клиентским спросом, а также настройки стоимости из учёта скидок и акций.

Ещё одним решением (с объединенным складом и PMK) будет «1С: Управление торговлей». В данном ПО имеется блок для фин.учёта, а также функционал для складского и управленческого учёта. Данную конфигурацию лучше применять с отдельным фронт-офисом. В теории, она может вписаться в любой бизнес, но предназначается непосредственно для больших торговых операций. Для небольших торговых точек в «УТ» представлен слишком широкий функционал, поэтому можно выбрать то, что проще.

Облачные сервисы

Совместно с ККМ на рынок было выпущено большое количество программ учёта товара, предназначенных непосредственно для нужд малого бизнеса. Они работают через сеть и предусматривают минимум настроек. Облачная система с лёгкостью интегрируется с ККМ. Когда продавец отпускает товар, сведения о нём попадают непосредственно в программу учёта товара.

Также облачное ПО можно подключить дополнительно, наиболее востребованными в данном сегменте являются «Контур.Маркет», «Мой Склад» и «Бизнес.ру». Но если пользователь приобрёл смарт-терминал или мобильную ККМ, лучшим решением будет присоединиться к фирменному сервису, через который можно вести товарный учёт.  

Подобные сервисы, доступны также для ККМ Эвотор, LiteBox, АТОЛ и т.д.

По функционалу их невозможно сравнить с полноценными программами учёта товара, к примеру, 1С, но для микробизнеса этого хватает.

Дополнительные сервисы и приложения

Выше мы разобрали ПО, необходимое для работы с ККМ — бэк-офис и фронт-офис, но это стандартный софт. Также имеется большое количество доп.приложений, которые существенно облегчают работу персонала.   

«КОМТЕТ Касса» для интернет-магазина

Данное приложение не позволяет приобретать отдельную ККМ для интернет-магазина. Например, вы продаёт детские товары на сайте и оффлайн. В торговой точке у вас установлена ККМ, к которой можно привязать интернет-магазин. Все ФД, проходящие через сайт, при этом будут проведены в полном соответствии с действующим законодательством.   

После того как товар будет оплачен, интернет-магазин перешлёт задачу на фискализацию в приложение «КОМТЕТ Касса», а уже оно, в свою очередь, перешлёт их на ФН физической кассы.

«УТМ Плюс» для торговли алкоголем

УТМ является обязательным ПО в торговых точках, реализующих алкогольную продукцию. Данный софт пересылает в ЕГАИС сведения обо всех проданных бутылках. УТМ может быть инсталлирован на ПК или специальное устройство, подсоединённое к ККМ (HUB). Приложение инсталлируется в ЛК и для работы с ним требуется КЭЦП – токен может быть подсоединён к любому свободному USB-интерфейсу на ККМ.