Как часто и для чего нужно выполнять инвентаризацию в розничном магазине

Проведение инвентаризации помогает пользователю получить информацию о том, совпадает ли количество товара, находящегося в торговой точке, с информацией, отмеченной в учётной документации. По итогам её проведения можно своевременно выявлять пересортицу, недостачу либо излишек продукции.   

Инвентаризация необходима всем розничным магазинам. Вне зависимости от направленности и оборота. Зачастую собственники торговых точек не производят своевременной сверки товарных остатков, считая это бесполезной тратой времени. Особенно если ассортимент небольшой. Подобный подход принципиально неверен и может повлечь за собой серьёзные ошибки учёта и значительные финансовые потери.   

Отличие инвентаризации от ревизии

Инвентаризация — представляет собой подсчёт и сверку фактически имеющихся в торговой точке товаров с информацией, указанной в системе учёта. Операция выполняется силами персонала по решению собственника или управляющего магазином. В процессе инвентаризации можно выполнять пересчёт не только товаров, но и других материальных ценностей: ККМ, стеллажей, бытовой техники и т.д.

Ревизия — это запланированная либо внеплановая проверка бизнеса органами государственного контроля. Процедура проведения ревизии схожа с инвентаризацией, но выполняется она другими лицами. Главной задачей ревизии является выяснение того, соответствует ли деятельность предпринимателя нормам действующего законодательства. К тому же выполнение проверки может быть инициировано сменой управляющего.

Как часто нужно выполнять инвентаризацию

Магазинам, оформленным как ООО, закон предписывает проводить инвентаризацию минимум раз в 12 месяцев – перед подачей бухгалтерской отчётности. Но для ИП подобного требования нет. Частоту инвентаризаций предприниматель определяет самостоятельно. Но важно помнить о том, что чем чаще она проводиться, тем меньше рисков.     

Если торговая точка мелкая и продажами в ней владелец занимается самостоятельно. Инвентаризацию достаточно производить раз в месяц, поскольку владелец не будет красть сам у себя. В крупных магазинах пересчитывать остатки лучше чаще, чтобы своевременно исправлять ошибки при необходимости.

В каких случаях инвентаризация является обязательной

В соответствии с приказом Министерства финансов №34н ООО обязаны выполнять пересчёт товарных остатков в торговой точке раз в 12 месяцев перед подачей бухгалтерской отчётности. Но в отдельных ситуациях они нужны чаще:

1. Передача продукции другому собственнику (к примеру, при продаже организации).

2. Преобразование муниципального либо госучреждения.

3. Изменение материально ответственного лица.

4. Обнаружение товарной кражи.  

5. Ликвидация или реорганизация организации.

6. Стихийное бедствие или ЧС.

Кто должен проводить инвентаризацию в организации

Правила выполнения инвентаризации в ООО утверждены приказом министерства финансов №49. В соответствии с данным НПА, для осуществления пересчёта товарных остатков необходимо создать комиссию, действующую на регулярной основе.

Кто должен выполнять инвентаризацию в компании: администрация организации, работники бухгалтерии и остальные специалисты. К тому же для выполнения инвентаризации можно привлечь независимую аудиторскую организацию.  

Порядок выполнения инвентаризации

Рекомендуется выполнение пересчёта товаров в то время, когда нет их движения. Поэтому при полной инвентаризации лучше сначала закрыть магазин, а при частичной – необходимый отдел.   

В автоматизированном магазине инвентаризация выполняется быстрее и результативнее. Поэтому не требуется долгого закрытия, а значит, финансовые убытки будут небольшими.

Последовательность выполнения инвентаризации:

• Подготовка документации.

• Пересчёт продукции.

• Анализ и подготовка результата.

Ниже мы детально разобрали каждый из этапов.

Подготовка документации

Для документального оформления инвентаризации необходимы:

1. Приказ на выполнение инвентаризации. В документе указывается состав комиссии, причина инвентаризации, а также подпись руководителя.

2. Описи и акты инвентаризации.

3. Учётная ведомость итогов.

Пересчет товаров

Работники идут по торговому залу и считывают коды с товара. После чего передают сведения в учётную программу.

Для частичной инвентаризации в первую очередь на ТСД выгружают задание с перечнем продукции, которую необходимо проверить. После чего считывают штрих-коды с этого товара и передают информацию в программу учёта.  

Когда весь товар посчитан, подводятся итоги и исправляются ошибки (если есть).

Анализ и оформление результатов инвентаризации

Выявленные разночтения отображаются в учётной ведомости результатов инвентаризации.

Существует 3 вида ошибок:

1. Излишки. Товара больше, чем числиться в программе учёта товара. Необходимо оприходование.

2. Недостача. Товара меньше, чем стоит на балансе. Необходимо оформить списание.

3. Пересортица. Общее кол-во продукции совпадает с информацией в учётной программе. Но имеются несовпадения по товарным группам. (к примеру, коробок с молоком на три меньше, а с кефиром на три больше).

Товары с вышедшим сроком хранения или повреждённой упаковкой подлежат списанию.

Если в магазине реализуются товары, которые подлежат обязательной маркировке, то недостающие идентификаторы выводятся из оборота через ЛК на портале ЧЗ.   

Оборудование и программное обеспечение для выполнения быстрой и эффективной инвентаризации

Для выполнения инвентаризации в розничной торговой точке можно применять ТСД iData i3 или АТОЛ Smart.Slim. каждая из этих моделей осуществляет поддержку работы с товарами, подлежащими которою в системах ЕГАИС и Честный ЗНАК.  

Если на продукции нет этикетки со штрих-кодом (к примеру, испорчена или потеряна) можно напечатать новую. Для этого применяется принтер этикеток. Хорошим вариантом будет АТОЛ BP21 — модель отличается невысокой ценой и подходит для печати идентификаторов DataMatrix.

В качестве программы учёта товара лучше всего подойдёт ПО «1С:Розница 8».