Инструкция по замене ФН в Вики Принт

KKT Вики Принт от производителя Dreamkas – это оборудование, предназначенное для использования в разных областях. Среди разрабатываемой данной компанией техники, имеются фискальные регистраторы линейки Принт, а также Mini смарт-терминалы. Выпускаемое Dreamkas оборудование отвечает всем предписаниям Федерального закона №54, устройства имеют доступ к сети и оснащены ФН, дающим возможность фиксировать информацию о сформированных фискальных документах, а также передавать её ОФД. 

Фискальный накопитель – это устройство, оснащенное криптографическим ключом и дающее возможность записывать данные о проведённых за смену кассовых операциях.

Периодически хозяйствующие субъекты, использующие оборудование от производителя Dreamkas, сталкиваются с ситуациями, когда требуется замена ФН. В данной статье мы расскажем о причинах, из-за которых может потребоваться замена ФН, а также о том, как перерегистрировать KKM в ФНС. 

Причины замены фискального накопителя на примере Вики Мини и Принт 

Одна из распространённых причин замены фискального накопителя на новый, это окончание срока действия криптографического ключа. Срок его действия ограничен, он бывает трёх типов: на 13 и 15 месяцев, а также 3 года.

Так, например, ключ сроком действия на 3 года должен применяться:

• В организациях, ведущих свою деятельность на УСН, ЕНВД, ПСН, ECXH (кроме тех, кто реализует подакцизный товар);

• Собственники организаций, осуществляющих оказание услуг населению.

Если индивидуальный предприниматель занимается любым из перечисленных выше видов деятельности и при этом его бизнес носит сезонный характер, в приобретении ФН с криптографическим ключом сроком действия на 36 месяцев нет нужды. Для обеспечения его потребностей подойдет ФН сроком действия на 13 или 15 месяцев. Также применять фискальный накопитель с таким сроком могут организации, применяющие KKT в автономном режиме или ведущие деятельность одновременно на нескольких налоговых режимах.

Карты памяти, рассчитанные на 13 месяцев, могут применять собственники бизнеса, осуществляющие продажу акцизной продукции, другие имеют право выбирать фискальный накопитель самостоятельно.

После того, как срок действия ФН истёк, его необходимо заменить новым. Лучше всего заранее приобрести новый фискальный накопитель потому, что не всегда чипы нужного срока есть в наличии, существует вероятность того, что подходящее оборудование придётся ждать некоторое время, а без ФН кассовое устройство не может работать. 

Проверить, сколько места осталось на ФН, можно в настройках KKM, или посмотрев номер последнего фискального документа.

Также к причинам замены ФН на Вики Мини и Принт, относятся:

• Смена собственника KKМ. Любая информация, внесённая на фискальный накопитель, фиксируется в нём и не может быть исправлена, перезаписана или удалена. Нельзя изменить информацию о собственнике KKМ, внесённую вначале, в процессе фискализации устройства. Поэтому не получится использовать один накопитель памяти организациям, имеющим разные ИНН, это обозначает, что когда сменится владелец устройства, ФН необходимо будет заменить новым.  

• Заполнена память устройства. Временные рамки, обозначенные изготовителем, усреднены и являются приблизительными, поэтому ресурс памяти ФН может закончиться раньше предполагаемого срока. К примеру, ФН сроком на 13 месяцев, рассчитан примерно на 180 000 кассовых операций. Если торговая точка, где установлена KKM, имеет высокую проходимость, то память закончится раньше, чем истечёт срок действия криптографического ключа. В современных KKM есть функция отслеживания состояния внутренней памяти и если она подходит к концу, то касса заранее предупреждает пользователя.

• Поломка устройства. ФН имеют высокую степень защиты, но всё же иногда случаются непредвиденные ситуации (короткое замыкание, воздействие жидкости или химических веществ) из-за которых оборудование может выйти из строя и потребуется его замена. Если нет возможности восстановить информацию, находящуюся в памяти ФН, его необходимо отдать изготовителю. Так как при выявлении неисправимых поломок, на него перекладывается обязанность восстановления, и передачи в ФНС, сохранённых за время эксплуатации данных. 

• Ошибки, совершённые во время регистрации или фискализации оборудования. Информацию, занесённую на ФН невозможно удалить или изменить, поэтому если при внесении реквизитов будет допущена хотя бы малейшая ошибка, устройство будет испорчено и его необходимо будет заменить.

Инструкция по замене ФН на примере Вики Принт

Очень важно вовремя производить процедуру замены фискального накопителя, потому что если выйдет его срок или исчерпается ресурс памяти, все кассовые операции будут заблокированы, а за проведение расчётов с клиентами без использования KKM предусмотрено административное наказание. Произвести замену фискального накопителя можно, обратившись в сервисный центр, либо самостоятельно. 

Если вы хотите решить данную задачу собственными силами, необходимо соблюдать определённый порядок действий:

Закрытие архива

. При осуществлении перерегистрации Вики Принт, связанной с заменой ФН, необходимо создать отчёт о закрытии архива. Перед тем, как приступить к процедуре, необходимо убедиться, что не осталось неотправленных ФД и закрыть смену. После чего необходимо: 

• Подсоединить KKO к персональному компьютеру и осуществить настройку, используя ПО «Старт» от Dreamkas.

• Зайти в основное меню устройства и в появившемся списке функций выбрать «Закрыть архив».

• Всплывёт диалоговое окно, в котором нужно ввести дату и время. После чего заполнить анкету, выбрать «Синхронизировать с ПК» и нажать «Далее».

• После обработки внесённых данных, устройство выпустит отчёт об изменении даты.

• В появившемся диалоговом окне подтвердите «Закрытие архива» и дождитесь, пока информация будет отправлена ОФД.

Если в момент закрытия архива обнаружится, что не все созданные ранее отчёты отправлены ОФД, то программа высветит ошибку, и процедура будет приостановлена до её исправления. 

Подобная ошибка появляется, если по какой-то причине пропало соединение с сервером ОФД.

Замена фискального накопителя.

После того как все документы отправлены ОФД, а архив закрыт, нужно заменить отработанный ФН на новый. Для каждой KKT он свой, поэтому мы рассмотрим обобщённое пособие:

• Отсоедините оборудование от электросети, после чего откиньте крышку устройства и выньте кассовую ленту для чеков.

• На дне принтера откройте отсек, вытащите ФН, отсоедините его от шлейфа, подсоедините новый. 

• Закройте крышку отсека, установите чековую ленту, включите оборудование в розетку и подождите, пока устройство активируется. 

После того как отработанный накопитель заменен новым, необходимо сохранять старый в течение 5 лет (для отчётности перед ФНС). 

Активация ФН. 

Когда выполнены все предыдущие шаги, необходимо осуществить процедуру фискализации:

• Активируйте программу «Старт».

• В основном меню перейдите в раздел «Перерегистрация».

• Синхронизируйте дату и время на KKM с компьютером, подтвердите, кликнув на «Далее» и подождите пока выйдет фискальный документ, подтверждающий внесение изменений.

• Появится форма с данными о KKT, убедитесь, что всё указано верно и подтвердите действие, кликнув на «Далее». 

• Подождите отчёта о фискализации, затем распечатайте его.

Обязанность по перерегистрации KKO ложится на собственников бизнеса. Существует два способа:

• Лично – прийти в ближайшее отделение ФНС.

• Дистанционно – на сайте ФНС.

Второй вариант наиболее популярный, поскольку не нужно куда-нибудь ехать или стоять в очереди. Для того чтобы дистанционно пройти процедуру перерегистрации, требуется наличие Усиленной ЭП.

Порядок действий будет следующий:

• Зарегистрируйте личный кабинет на сайте федеральной налоговой службы и подтвердите действие УЭЦП.

• Когда откроется основная страница, в основном меню укажите «Выполнить проверку на соответствие условиям».

• Высветится диалоговое окно. Подтвердите запрос на осуществление проверки, и подождите, пока она не будет окончена.

• На главной странице откройте вкладку «Кассы» и в появившемся списке укажите нужное устройство, после чего выберите PH и нажмите «перерегистрация».

• Появится форма, в которой обозначьте причину перерегистрации, после чего укажите своего оператора фискальных данных. Подтвердите действие, кликнув на «Подписать и отправить», заверьте документ усиленной ЭП.

• Ожидайте ответа ФНС.  

После того как устройство перерегистрируют в ФНС, в личном кабинете в разделе «Кассы», напротив регистрационного номера оборудования отобразится статус устройства.

Внесение изменений в ЛК оператора фискальных данных при замене ФН

В процессе перерегистрации KKO в налоговой службе, ОФД автоматически высылается вся необходимая информация, и происходит замена предыдущего номера ключа ФП, новым. В редких случаях, по различным обстоятельствам, этого может не произойти. В таких случаях необходимо действовать по следующей схеме: 

• Создайте ЛК на сайте оператора фискальных данных и войдите в него.

• В основном меню откройте вкладку «Кассы».

• В появившемся перечне выберите нужную KKT и нажмите на значок файла, расположенный с ней в одной строчке, после этого скачается образец заявления, заполните его.

• Отправьте заполненное заявление ОФД на e-mail.

• Дождитесь внесения сведений о перерегистрации устройства.

Оборудование готово к использованию.