Что собой представляет ЭДО и как на него перейти

Российский бизнес переводится на электронный документооборот. В первую очередь, это позволяет облегчить работу с клиентами, контрагентами и государственными службами, а во вторых, упростит работу организации за счёт сокращения бумажной волокиты.  

Сегодня мы расскажем, что собой представляет ЭДО, для чего он нужен и какую пользу принесёт.   

Для чего  нужны операторы ЭДО

ЭДО (электронный документооборот) — представляет собой обмен юридическими важными документами по защищённым каналам связи, что позволяет исключить использование бумажного оборота. Для обслуживания ЭДО требуется наличие специального оборудования, а также специализированного ПО.   

Операторы ЭДО – это лицензированные коммерческие организации, которые являются поставщиками телекоммуникационных услуг и обеспечивают абонентам возможность доступа к защищённым системам обмена данными. Для передачи цифрового документа через систему ЭДО пользователю необходимо предварительно заверить его КЭЦП,     

Пользователи системы ЭДО имеют доступ к сервисам, размещённым на площадке оператора. Обмен документами обеспечивается через визуальный программный интерфейс.

Помимо ПО и некоторого специального оборудования, в систему ЭДО входят:

• База данных  (со сведениями об участниках);

• Архив (входящей и исходящей документации).

Принцип работы межкорпоративного электронного документооборота

Участниками межкорпоративного ЭДО являются:

1. Собственники организаций.

2. ИП.

3. Уполномоченные сотрудники, а также

4. Представители соответствующих государственных служб.

Отправители:

• Формируют приказы, а также остальную деловую документацию (договора, письма, счета и т.д.), после чего заверяют их КЭЦП.

• Пересылают подписанные цифровые документы контрагентам.

• Получают уведомления о получении или отклонении документов.

Оператор ЭДО:

• Осуществляет проверку КЭЦП.

• Пересылает отправителям подтверждение о принятии, подписании или отклонении цифровой документации.

• Обеспечивает безопасную передачу документации между пользователями.  

Получатели:

×          осуществляют приёмку,

×          подписание либо отклонение цифровых документов.

Стабильность работы системы ЭДО зависит непосредственно от работы оператора. В обязанности поставщиков услуг входит не только защита информации, но и корректность работы площадки.  

Что предоставляет переход на ЭДО: достоинства и недостатки

Автоматизация важных бизнес-процессов является одним из основных достоинств ЭДО.

Дистанционный обмен данными позволяет существенно повысить скорость:

• Оформления сделок.

• Операций по получению, отгрузке и прослеживанию товаров.

• Расчёта налоговых взносов.

Ещё одним неоспоримым достоинством является экономия финансовых средств участника, так как снижаются затраты на:

• Приобретение канцтоваров и расходных материалов для принтера.

• Заработную плату сотрудникам архива.

• Оплату почтовых и курьерских пересылок.

Дистанционный обмен документами позволяет значительно сэкономить время на обработку документов, ведь все данные хранятся на компьютере сотрудника либо сервере организации. Поэтому не требуется долгого поиска необходимых бумаг по различным кабинетам.  

Также использование системы ЭДО позволяет сэкономить рабочее пространство. По закону некоторая документация должна храниться до 5 лет, поэтому в крупных компаниях архивы занимают отдельные помещения с большими площадями, к тому же для хранения бумаг требуются приобретение стеллажей, шкафов и даже сейфов. Цифровые же документы можно просто разметить в облаке на файловом сервере оператора, и они будут в безопасности.

В основной функционал системы ЭДО входит:

• Поиск необходимых документов.

• Анализ деятельности организаций и ИП.

• Отслеживание основных задач, статусов товара, выполнения сроков и исправления ошибок.

• Контроль выполнения сделок.

Ещё одним неоспоримым достоинством ЭДО является защита информации. Так, бумажные документы могут быть утеряны или испорчены, а с электронными документами, заверенными КЭЦП, ничего случиться не может, к тому же их невозможно исправить, подделать или украсть.   

К недостаткам системы ЭДО можно отнести:

• Финансовые траты на внедрение и обслуживание ЭДО, получение КЭЦП, приобретение необходимого для работы оборудования и ПО, а также оплату абонентской платы.  

• Риск потери информации ( вследствие системного или аппаратного сбоя) на сервере оператора.

Интеграция ЭДО с программой учёта товара

Для перехода на ЭДО требуется выполнить всего четыре шага:

• Получить КЭЦП на каждого участника ЭДО.

• Подписать соглашение на абонентское обслуживание с подходящим оператором ЭДО и зарегистрировать личный кабинет на его сервисе или площадке.

• При необходимости произвести обновление ПО на рабочем ПК.

• Уведомить контрагентов и партнёров и внедрении ЭДО.

Наилучшим вариантом работы в системе ЭДО является интеграция с программой учёта товара, к примеру, через «1С». Пользователю для этого потребуется инсталляция специального модуля, требующего настройки, но это того стоит. Данное решение обеспечивает возможность выполнения операций непосредственно из программы учёта товара:

• Пересылка и получение УПД, счёт-фактур, актов и т.д.

• Приёмка и учёт входящей документации и сообщений, поступающих из внешних информационных систем, к примеру, из ГИС МТ «Честный ЗНАК».

• Приглашение контрагентов.

• Упрощённых поиск необходимых данных.  

Кому и для чего необходим переход на ЭДО

Переход на ЭДО будет удобным решением для всех, но есть участники, которые обязаны использовать его в своей деятельности, среди них:

• Участники оборота товара, подконтрольного таким Госсистемам, как: «Честный ЗНАК», ФГИС «Меркурий» и т.д.

• Поставщикам крупных маркетплейсов — Ozon, Wildberries и т.д.

Также, начиная с начала 2022 года, на законодательном уровне запрещён прямой обмен документами между участниками национальной маркировки товаров. В ней можно работать только через оператора ЭДО.

В ближайшем будущем практически все интернет-площадки перейдут на  межкорпоративный ЭДО. Так, принимать участие в торгах, аукционах и государственных закупках допустимо будет только через оператора.  

Правительство РФ планирует произвести всех представителей российского рынка на ЭДО. К 2024 году до 95%  счетов-фактур  и 70 % накладных будут пересылаться только в цифровом формате.