Что должен знать кассир при закрытии кассы

Умение правильно закрывать кассу – необходимый навык для каждого работника. Из данной статьи вы узнаете, что нужно делать для ее закрытия и как упростить данный процесс.
Ключевая особенность любой контрольно-кассовой техники – осуществление в режиме реального времени обмена данными с ФНС. Так, вся информация, поступающая на фискальный накопитель, в итоге отправляется в Налоговый орган. На сам же ФН попадают данные по пробиваемым чекам, о закрытии смены и прочие.
Последний отчет (Z-отчет) является причиной формирования приходных кассовых ордеров и внесения записей в кассовую книжку организации. Помимо прочего, Z-отчет дает возможность понять, как скоро потребуется замена ФН. Если появилось сообщение о том, что память заполнена на 99 процентов, необходимо как можно более оперативно приобретать новый фискальный накопитель и готовиться к перерегистрации оборудования.
Еще одна функция данного типа отчета – информирование владельца устройства о том, какие фискальные документы не передались ОФД, чтобы все можно было сверить и избежать получения штрафа.
Важно, чтобы все отчеты и чеки своевременно попадали в Налоговый орган, так как за данным процессом идет достаточно жесткий контроль.
Процесс закрытия смены на онлайн-кассах
В зависимости от типа купленной кассы, сам процесс может минимально различаться – но в целом логика его осуществления будет понятна всем.
Согласно действующему законодательству, онлайн-кассы необходимо закрывать соответствующим образом. Смена не может длиться свыше одних суток, соответственно, владелец контрольно-кассового оборудования либо его работник в обязательном порядке должны озаботиться данным вопросом.
Для проведения процедуры необходимо использовать комплектную инструкцию, идущую с конкретным устройством.
Общий алгоритм выглядит следующим образом:
-
Нажимаем на «Закрытие кассы».
-
Кликаем «Закрыть смену».
-
Дожидаемся вывода отчета об успешном ее закрытии. Документ подшивается.
Если устройство старое – кнопочного типа – необходимо выполнить следующие действия:
-
Не меньше трех раз нажать физическую кнопку «Режим», дождаться появления сообщения с отчетами фискального накопителя.
-
Нажать на кнопку «Итог», после чего потребуется ввод пароля администратора.
-
На экране увидите сообщение, необходимо будет подтвердить закрытие смены посредством нажатия кнопки «Итог».
-
Дождитесь формирования отчета и прикрепите его к остальной документации за день.
Важность закрытия смен
Нередко организации работают в нестандартном режиме. Многие – в ночное время суток. Отсюда возникает вопрос о том, а требуется ли вообще закрытие смены, если касса открыта сегодня и закрывается завтра?
Увы, но да, данная процедура является обязательной вне зависимости от графика заведения. Даже если оно работает круглосуточно, закрытие смены нужно проводить не реже одного раза в 24 часа.
Кассир не закрыл смену на ККТ: как быть?
Практика показывает, что подобное случается нередко. Устал человек, забыл закрыть кассовое оборудование, подставил своего начальника – с этим сейчас и разберемся.
Есть такое понятие как кассовая дисциплина. Если его нарушить, налоговый орган узнает о совершенном действии – данные поступают автоматически.
Серьезным нарушением не считается, если кассу не закрыли и после этого не пробивались чеки. При продолжении их выдачи клиентам и покупателям, на них не будут проставляться фискальные реквизиты, что является серьезной ошибкой.
В том случае, если смену закрыли с запозданием, необходимо действовать следующим образом:
-
Не пробиваем других чеков.
-
Как можно скорее закрываем кассу.
Если чеки были выданы без закрытия, нужно сообщить самостоятельно в Налоговый орган о произошедшем. Чем быстрее вы это обнаружите, тем выше вероятность того, что о нарушении ФНС узнает именно от вас, а не от ОФД.
В первом случае возможно смягчение наказания, во втором – на него рассчитывать не придется.
Форма наказания
Нарушив кассовую дисциплину, следует понимать, что наказание будет неизбежным:
-
для индивидуальных предпринимателей – не более 3 000 руб.;
-
для юридических лиц – не более 10 000 руб.
Напоминаем, что в законе предусмотрена возможность смягчения наказания.
Так, отправив электронное письмо с сообщением о нарушении, вы одновременно сможете обзавестись доказательством того, что сразу же сообщили об ошибке. Если злой умысел отсутствовал и налоговый орган в это поверит, то возможно получение следующих штрафов:
-
для индивидуальных предпринимателей – 1 500 руб.;
-
для юридических лиц – 5 000 руб.
Что на практике?
Разумеется, такое возникает очень часто. Писем в ФНС приходит достаточное количество.
Конечно, основная причина – банальные усталость и невнимательность работников либо самого владельца. Редкость – нарочное вмешательство в продление кассовой смены.
ИФНС не привлекает к ответственности лица, не закрывшие кассы и не выбивавшие чеки сверхурочно. С другой стороны, в законодательстве не определяется минимальная и максимальная продолжительность открытия/закрытия смен. Соответственно, при закрытии смены спустя несколько часов после окончания торговой деятельности (если в общем прошло меньше 24 часов – максимально возможного показателя), это не приравнивается к нарушению.
Подберем онлайн-кассу для Вашего бизнеса!
Оставьте заявку для получения бесплатной консультации.
Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования