Ведение учёта в продуктовом магазине: автоматизация

В данной статье мы расскажем о принципах автоматизации и ведения товарного учёта в розничном продуктовом магазине. Вы узнаете, как избежать ошибок, какое оборудование и программное обеспечение потребуется и многое другое.

Отсутствие автоматизации учета в продуктовой рознице, особенно при работе со скоропортящимися товарами, может повлечь за собой серьёзные проблемы. Она позволяет эффективно контролировать оборот, проводить глубокий анализ продаж, точно рассчитывать остатки и оптимизировать планирование поставок. Это, в свою очередь, минимизирует потери от просроченной продукции и гарантирует постоянное наличие востребованных товаров для покупателей.

Автоматизация учёта: пример автоматизации для небольшого магазина

Благодаря автоматизированной системе учета, продуктовый магазин получает единую базу данных, где собрана вся нужная информация: сколько товара есть в наличии, когда он истекает, как идут продажи и многое другое.

В систему входит два ключевых элемента:

Онлайн-касса: Необходима для фиксации всех торговых операций в соответствии с Федеральным законом № 54. Без нее осуществление расчетов с клиентами запрещено.
Программное обеспечение для учета товаров: Данная система позволяет детально отслеживать все процессы, связанные с товаром: его поступление на склад, перемещение в торговый зал, проведение инвентаризации, а также списание. Она тесно связана с онлайн-кассой и получает от нее актуальные данные о совершенных продажах. Программа может быть установлена на компьютер сотрудника, ответственного за складские операции, или непосредственно на кассовый компьютер, если это небольшой магазин, где один человек выполняет все функции.

Это стартовый комплект программно-аппаратных средств. Его состав может варьироваться и увеличиваться в зависимости от специфики вашего бизнеса – ассортимента и объемов продаж. Например, для складских операций могут понадобиться терминалы сбора данных с мобильными приложениями, но в этой статье мы их касаться не будем. В данной статье мы сосредоточимся на максимально простом и доступном решении для розничных магазинов, не торгующих алкоголем. Оно идеально подойдет для небольших продуктовых магазинов.

Как избежать ошибок при автоматизации товарного учёта

Для снижения рисков, связанных с человеческим фактором, и получения максимальной точности в учете, необходимо сосредоточиться на автоматизации следующих ключевых процессов:

Обеспечить автоматическую регистрацию продаж в базе данных через интеграцию онлайн-кассы с товароучетной системой.
Исключить ручной пересчет товаров при инвентаризации, используя для этого терминалы сбора данных (ТСД).
Настроить автоматическое создание отчетов, предоставляющих информацию о движении продукции, сроках годности и оборачиваемости.
Оптимизировать взаимодействие с поставщиками через подключение к системе ЭДО.

Программа для учета товара в магазине

Чтобы автоматизировать товарный учёт в розничной торговой точке специалисты рекомендуют ПО “1С:Розница”:

Функционал	Описание
Управление складом	Фиксация факта прихода товарно-материальных ценностей. Переучет на складе. Постановка и снятие активов с учета. Отслеживание продукции по индивидуальным номерам с контролем даты истечения срока годности. Формирование наборов продукции согласно спецификации. Нарезка/развес и упаковка товаров с последующей маркировкой
Оптимизация складских запасов и закупа	Формирование и размещение заявок на поставку товаров у контрагентов. Логистическое распределение товарных запасов между складскими помещениями и торговыми отделами. Выпуск этикеток и ценников. Мониторинг выполнения заказов по срокам поставки, соответствию объемов и согласованных цен. Подготовка необходимой документации для возврата ТМЦ поставщикам
Учет финансов	Регистрация кассовых операций посредством приходных и расходных ордеров. Разработка графика платежей в адрес поставщиков. Проведение операций по возврату платежей покупателям. Осуществление кассовых операций по выдаче заработной платы
Управление ассортиментом	Исследование рыночного спроса и оборачиваемости товарных запасов. Идентификация дефицита или избытка определённых видов продукции. Регулирование ценовой политики
Подготовка аналитической документации	Финансовые показатели компании, отражающие общий доход от продаж и чистую прибыль. Общее количество оформленных продаж за сменный период. Средний чек. Число операций по возврату товаров/услуг
Управление персоналом	Управление базой данных персонала. Управление графиками работы и их соблюдением. Анализ индивидуальной торговой активности. Начисление бонусных выплат

В «1С:Розница» представлена функция «Рабочее место кассира», она позволяет:

Осуществлять приём платежей в различных формах: наличными, банковскими картами, а также комбинированными способами.
Реализовывать дисконтные программы и обрабатывать операции с бонусными картами.
Создавать и распечатывать кассовые чеки, а затем автоматически отправлять всю необходимую фискальную информацию в ОФД, соблюдая требования ФЗ №54.
Обрабатывать запросы на возврат товаров от покупателей.
Поддерживать функцию отложенных продаж.
Осуществлять поиск товаров по артикулу, коду или наименованию.

Программное решение «1С:Розница» обеспечивает широкие возможности интеграции с разнообразным торговым оборудованием, включая сканеры штрихкодов, терминалы эквайринга и принтеры этикеток. Кроме того, система успешно интегрируется с платформой «Честный ЗНАК», что делает ее оптимальным выбором для ведения учета маркированной продукции.

Оборудование для товарного учета в ритейле

В нашем случае, программа "1С:Розница" выполняет двойную функцию: она ведет учет товаров и служит кассовым аппаратом. Для законного приема платежей от клиентов, к компьютеру с этой программой нужно лишь подключить фискальный регистратор. Этот регистратор, работая совместно с "1С:Розница", фиксирует все розничные продажи, списывает товары со склада, сохраняет данные о расчетах, отправляет их оператору фискальных данных (ОФД) и печатает чеки.

Для предприятий мелкой розницы, обрабатывающих до 100 чеков в день, оптимальным выбором будет бюджетный фискальный регистратор АТОЛ 30Ф нового поколения. Для беспроводной связи доступен отдельный модуль, поддерживающий Wi-Fi, Bluetooth или мобильный интернет (3G/4G).
Контрольно-кассовая техника (ККТ) требует установки фискального накопителя (ФН) на 15 или 36 месяцев. ФН – это чип для хранения данных о продажах. Его можно купить вместе с кассой или отдельно. По истечении срока действия ФН необходимо хранить 5 лет для налоговой.
Ещё для автоматизации учёта в магазине нужен будет 2D-сканер штрих-кодов.

Применение:

На складе: оптимизация процессов приёмки, штрих-кодирования, инвентаризации и контроля маркировки.
На кассе: ускорение поиска и реализации товаров по штрих-коду, а также ввод новых позиций в ассортимент.

Для малого бизнеса оптимальным выбором станет бюджетный сканер АТОЛ SB2108 Plus. Данное устройство эффективно считывает одномерные (1D) и двухмерные (2D) штрих-коды с расстояния до 30 см и скоростью 350 мм/с. Оно способно распознавать коды как с бумажных носителей (включая поврежденные или загрязненные этикетки), так и с дисплеев мобильных устройств.

Возврат к списку