Системы электронного документооборота: ТОП-5

В данной статье мы расскажем о пяти востребованных системах электронного документооборота. Их особенностях, достоинствах и недостатках.

Системы электронного документооборота (ЭДО) нужны для обеспечения обмена электронной документацией (включая внутрикорпоративную) с контрагентами и органами государственного контроля.

ЭДО — является одним из основных инструментов при работе с алкогольной и маркированной продукцией. Поскольку участникам необходимо обмениваться с контрагентами универсально передаточными документами (УПД) а также представлять отчёты в ЕГАИС и Честный ЗНАК.

Система ЭДО «Контур.Диадок»

«Контур.Диадок» позволяет пересылать цифровые акты, накладные, счета-фактуры, УПД и остальную документацию без необходимости её дублирования в бумажном формате.

Функционал системы ЭДО «Контур.Диадок»:

Работа с документацией	Создание цифровых документов через встроенный редактор либо загрузка готовых с рабочего ПК. Возможность направления документов на согласование одному либо нескольким сотрудникам
	Автонастройка разнесения входящих документов по сотрудникам и отделам
Взаимодействие с контрагентами	Внесение реквизитов контрагента в поисковую строку. Возможность выгрузки документа с перечнем контрагенов, сотрудничающих с «Контур.Диадок». Авторассылка приглашений
	Возможность обмена документацией с заграничными партнёрами
Взаимодействие с персоналом	Возможность подключения любого количества пользователей
	Разграничение прав доступа к функционалу, исходя из должностных обязанностей сотрудников
	Возможность заверки документов либо передача их на согласование ответственному лицу

Варианты работы в «Контур.Диадок»:

Через браузер – без инсталляции вспомогательного ПО.
Через настройку взаимодействия с учётной системой – предусмотрен готовый модуль для интеграции с 1С. Для обеспечения совместимости с остальными учётными программами применяется API коннектор или комплекс «Контур.ERP» для SAP.
Через мобильное ПО – бесплатно инсталлируется как на iOS-, так и на Android.

Чтобы приступить к работе, необходимо только выбрать подходящий пакет и произвести его оплату.

Достоинства системы:

Наличие различных вариантов работы (браузер, мобильное ПО, интеграция с программой учёта).
Возможность безвозмездного хранения архива сразу на нескольких серверах.
Расширенная техническая поддержка (чат, электронная почта, call-центр).
Нет ограничений по количеству пользователей.
Высокий уровень защиты данных.

Среди недостатков можно отметить то, что участникам, работающим с маркировкой, потребуется инсталляция дополнительного инструмента для пересылки сведений в систему «Честный ЗНАК».

Система ЭДО «Битрикс24»

«Битрикс24» — это ПО, предназначенное для автоматизации бизнес-процессов, сопряжённых с электронным документооборотом. Функционал данной системы напрямую зависит от выбранной тарификации. Так, например, в тестовой версии нет доступа к работе с документами в режиме онлайн.

На тарифных планах «Стандартный» и выше (облако) или «Корпоративный портал» и «Энтерпрайз» (коробочной версии) представлена возможность работы с документами в режиме онлайн. Вносить правки может персонал организации либо сторонние участники (коллеги или партнёры), которые не работают с «Битрикс24». Сохранение корректировок происходит в автоматическом режиме.

Достоинства ЭДО в «Битрикс24»:

Не обязательна настройка взаимодействия со внешними сервисами.
В систему «вшит» онлайн-редактор для работы с документацией.
Допускается применение различных сценариев согласования документации, два этапа подтверждения со статусами, голосованием и т.д.

К недостаткам можно отнести сложный для новых пользователей интерфейс.

ЭДО с «1С-ЭДО»

«1С:ЭДО» — представляет собой решение, разработанное на базе «1С:Предприятие». Софт позволяет обеспечить обмен электронной документацией с контрагентами непосредственно из 1С через одного либо нескольких операторов ЭДО. При этом вся входящая документация проводится бесплатно.

Бесплатный функционал:

Регистрация в 1С-ЭДО.
Рассылка приглашений контрагентам (даже в роуминге).
Получение входящей документации от контрагентов.
Отправка до пяти комплектов исходящей документации ежемесячно.
Возможность обмена документацией в роуминге.
Получение консультаций от федеральной службы технической поддержки.

Оплаты производятся за пакет документов, совершённых по конкретной сделке, а не за каждый отправленный.

Если имеется договор на «1С:ИТС» (информационно-технологического сопровождения) то пересылка 50 или 100 пакетов документов выполнятся безвозмездно.

Достоинства «1С:ЭДО»:

Софт «вшит» в 1С, поэтому не требуется использования стороннего ПО.
Пользователь может подобрать тариф из учёта конкретных потребностей.

К недостаткам можно отнести то, что подойдёт только пользователям 1С.

Сервис ЭДО от «Такском»

«Такском» предоставляет сразу несколько решений по организации ЭДО:

«Такском-Файлер» — онлайн-сервис, предназначенный для обеспечения обмена цифровой документацией с контрагентами через мобильное ПО или веб-браузер.
Решения для 1С — представляются в формате сервиса либо встраиваемого программного модуля.
ПО для взаимодействия с другими учётными программами через API и SDK.
Решение для 1С — «Станция сканирования». ПО предназначается для участников, работающих с маркированными товарами.
Программа предназначена для работы с маркированными товарами. Взаимодействует с системой Честный ЗНАК, национальным каталогом и СУЗ.

Достоинства ЭДО с «Такском»:

Возможность выбора подходящего именно вам решения.
Взаимодействие с системой ЧЗ.

К недостаткам можно отнести продолжительное ожидание ответа от службы поддержки.

«Корус Five» — цифровая платформа для электронного документооборота

«Корус Five» — это модульная СЭД/ECM-система, разработанная на платформе Microsoft. Используется через облако либо локальный сервер. Активирует модули, предназначенные для внутрикорпоративного обмена и с контрагентами.

«Корус Five» имеется возможность подключения любого количества пользователей. Подходит для международных организаций: представлен разноязычный интерфейс и автоперевод. Имеется возможность настройки интеграции «Корус Five» с решениями на платформе SAP, Oracle или других иностранных вендоров.

Достоинства «Корус Five»:

Возможность обработки до 150 000 документов за месяц, объём хранения информации до 15 ТБ.
Возможность осуществления настроек через встроенные визуальные редакторы.
Наличие конструкторов для генерирования документов.

К недостаткам можно отнести отсутствие мобильного приложения. Чтобы войти в программу со смартфона, применяется веб-браузер.

Возврат к списку