Автоматизация оперативного учета: выявляем «слабые» места в бизнесе

В оперативном учёте отражаются показатели работы компании за небольшой срок. Что позволяет в максимально короткий срок решать текущие и срочные задачи. Своевременно выявлять «слабые» места в бизнесе и избегать банкротства. Некорректное ведение оперативного учёта значительно сокращает объёмы выпуска, появляются перебои с закупками, снижаются продажи и падает выручка. И всё это только малая часть проблем, с которыми сталкиваются участники. Автоматизация и внедрение специализированного софта позволяют избежать этих и других трудностей учёта.    

Что собой представляют оперативный и хозяйственный учеты, для кого нужны и из чего состоят

Чтобы успешно развивать предприятие, участнику необходимо корректно вести управленческий и хозяйственный учёт. Первый – является нерегламентированным и применяется собственниками для принятия управленческих решений. Нерегламентированный учёт даёт понимание того, куда расходуются средства, какую сумма можно потратить, как зарабатывать больше и т.д.   

Хозяйственный учёт – представляет собой сбор и анализ данных о работе всех подразделений в комплексе и по отдельности. Его основной задачей является – получение качественной и всесторонней характеристики, а также обеспечение количественного отражения. В хозучёт входит оперативный, статистический, налоговый и бухгалтерский учёт. Не смотря на то, что все они выполняют различные задачи, все четыре объединяются в одну систему.    

Оперативный учет — это беспрерывная фиксация данных о текущих бизнес-процессах в компании: приобретении расходных материалов и товаров, изготовлении и отгрузках, реализациях, перемещениях и т.д. Сведения собираются каждый день. Они необходимы для высокой скорости принятия решений.

Сегодня мы более детально разберём оперативный учёт. В нём отображаются данные:

• О товарных остатках.

• Произведенных товарах.

• Количестве реализованной продукции.

• Сумме денег на счёте и в кассе.

• Объёме отгруженных товаров.

• Сумме дохода.

Чтобы руководители подразделений могли просматривать в онлайн-режиме имеющиеся проблемы, эта информация должна отображаться в оперативном учёте каждый день, к примеру:

• Нехватку или излишек складских запасов.

• Перебои с поставками.

• Срывы плана производства.

• Задержка оплаты от клиентов.

• Сокращение объёма продаж и т.д.

Для грамотной автоматизации оперативного учёта требуется ведение комплексного подхода. Это позволит держать все участки под контролем. Чтобы избежать ошибок и ненужных затрат, лучше перепоручить данную работу профессионалам.

Отличие оперативного от бухгалтерского и налогового учёта

Бухгалтерский учёт, так же как и налоговый, относится к регламентированным формам учёта и ведётся для внешних пользователей, включая госорганы и инвесторов.

Ведение оперативного учёта не предусматривает строгих предписаний и правил ведения. Он необходим всем работникам организации, но в основном для менеджеров среднего и низшего звена, отвечающим за конкретные бизнес-процессы в организации.    

Ведение оперативного учёта основывается на входящей «первичке». На выходе генерируются отчёты по товарным остаткам, объёмам произведённых и реализованных товаров, движению сырьевых материалов и наличию финансовых средств. При этом сведения могут собираться в произвольном формате.     

Кому необходимо ведение оперативного учета

Ведение оперативного учёта осуществляется в добровольном порядке. Поэтому за его отсутствие не предусмотрено штрафных санкций или других ограничений. Ведение оперативного учёта позволяет своевременно просматривать возникающие в процессе ведения бизнеса проблемы, требующие оперативного решения.   

Без этих данных вы не сможете:

• Вовремя реагировать на смену показателей по продажам, а также показатели выручки и рентабельности.

• Предпринимать нужные меры, нацеленные на повышение уровня дохода и снижения затрат.

• Корректно планировать последующие мероприятия для развития организации.

Вести оперативный учёт требуется каждый день для всех участков. Для облегчения этих задач, а также исключения вероятности возникновения неразберихи специалисты советуют внедрение специализированного ПО, которое позволяет автоматизировать сбор данных, а также создавать аналитические отчёты.

Ниже мы детально разобрали решение, которое следует выбирать для различных бизнес-процессов в организации.

Для чего нужна автоматизация оперативного учёта

Перед тем как выбрать ПО для автоматизации товарного учёта, участнику для начала необходимо определиться с тем, какие бизнес-процессы ему нужно отслеживать, а также для каких участков требуется ежедневная аналитика.

Для мелких организаций, которые занимаются производством и продажей своих товаров, хорошим решением станут «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») и «1С:Комплексная автоматизация». Оптовым и розничным организациям с большой ассортиментной линейкой, а также собственным складом рекомендуется ПО «1С:Управление торговлей» («1С:УТ»). А для мелких магазинов — «1С:Розница».

Программа для товарного учёта

Ведение складского товарного учёта относится к оперативному, поскольку его результаты помогают в решении текущих задач.

Учётный функционал представлен во всех востребованных решениях 1С. ПО позволяет в автоматическом режиме обновлять количество товарных остатков при оформлении приёмки, продаж, а также списаний. Возможность учёта складских товарных остатков представлена во всех основных решениях 1С. По в автоматическом режиме обновляет количество остатков после оформления приёмки, а также продаж и списаний.

В «1С:УТ» есть отчёт «Остатки и доступность товаров». В нём отображается общее количество товара, кроме отгруженного и зарезервированного. В столбике «Ожидается приход» можно просматривать объём товара, который ожидается к поступлению на склад. Информация в данную колонку заносится из оформленных поставщиком заказов.  

Отчёт позволяет понять, достаточно ли товарных запасов для обеспечения имеющихся потребностей, а также когда необходимо пересылать очередную заявку поставщику.

Чтобы не допустить переваривания и нехватки топовых товаров, участникам следует произвести настройку автосоздания заказов. ПО автоматически генерирует заявку в случае, если количество товарных остатков приближается к пороговому значению. Либо самостоятельно рассчитает достаточный запас, исходя из статистики продаж.    

Программа для учета продаж

В 1С можно за пару кликов получать сведения о доходе магазина, используя для этого отчёт о продажах. К примеру, в «1С:Розница» предусмотрена сводка «Розничная выручка». Это универсальный инструмент, предназначенный для анализа работы торговой точки. Он позволяет выявить, какие из магазинов работают более продуктивно. В отчёте фиксируется количество реализованного товара, общая прибыль за указанный срок, а также объём наличной и безналичной оплаты.

Программа для учета финансов

В рамках ведения оперативного финансового учёта требуется отслеживать:

• Поступление денег от клиентов.

• Товарные остатки и движение денежных средств.

• Образование просроченной кредиторской и дебиторской задолженности.

• Кассовые разрывы.

Для оперативного учёта средств подходит ПО «1С:УНФ». Отчет «Деньги» обеспечивает возможность отслеживания финансовых потоков, просмотра наличных и безналичных средств, а также документации при помощи которой было оформлено расходование или поступление.   

Чтобы не возникло кассового разрыва, необходимо регулярно отслеживать дебиторские задолженности.

Возврат к списку