Порядок процедуры по замене фискального накопителя

Фискальный накопитель – это электронный модуль, позволяющий записывать информацию о каждом выпущенном на KKМ фискальном документе.

На основании Федерального Закона №54, хозяйствующие субъекты, осуществляющие финансовую деятельность, обязаны для взаиморасчётов с клиентами использовать онлайн-кассу, оснащённую фискальным накопителем. При окончании срока действия криптографического ключа или поломке ФН, обязанность по его замене ложится на собственника оборудования. Ниже мы расскажем о причинах замены фискального накопителя, а также о том, как это осуществить.

Причины, являющиеся основанием для замены ФН

Окончание срока действия криптографического ключа.

Одна из популярнейших причин, служащих основанием для замены фискального накопителя. ФН выпускаются в трех вариантах, сроком действия на 13, 15 и 36 месяцев. 

Модификация на 36 месяцев предназначена для хозяйствующих субъектов, ведущих свою деятельность на СНР (ЕНВД, ПСН, ECXH), кроме организаций, реализующих акцизные товары и собственников компаний, предоставляющих услуги населению. 

В случаях, когда ООО или ИП осуществляют деятельность сезонного характера, они могут самостоятельно выбирать фискальный накопитель любого срока. Такими же правами обладают собственники бизнеса, ведущие свою деятельность на совмещенных с ОСН налоговых режимах и применяющих KKM. К примеру, торговые точки, расположенные вне зоны покрытия интернет.

Модификация на 13 месяцев предназначена для хозяйствующих субъектов, осуществляющих реализацию акцизных товаров. Все другие категории бизнеса имеют право самостоятельного выбора фискальных накопителей с любым сроком действия.

После того как срок действия криптографического ключа истечет, все кассовые операции будут заблокированы. Поэтому лучше, если пользователь заменит ФН заблаговременно. Необходимо знать, что отсчёт срока начинается не с момента регистрации KKM или начала использования устройства, а с момента осуществления фискализации. Окончание срока эксплуатации ФН можно увидеть, зайдя в настройки KKM или в ЛК на сайте ОФД.

Некоторые модели онлайн-касс настроены на оповещение пользователей об окончании срока действия ФН. Обычно сообщение высвечивается на экране устройства или отображается в отчете о закрытии смены за 30 дней до окончания срока службы устройства. Так как фискальные накопители определённого срока действия не всегда есть в наличии, лучше всего заранее озаботиться приобретением ФН, предназначенного на замену отработавшему. Законом запрещено использование KKM без ФН, для нарушителей предусмотрено административное наказание в виде штрафа, либо отстранения от финансовой деятельности на определённый срок.

Исчерпан ресурс памяти устройства. 

Производители указывают усреднённый срок действия ФН, потому что ресурс памяти рассчитывается не временем, а количеством выпущенных фискальных документов. К примеру, ФН сроком службы на 13 месяцев рассчитан на 180000 операций, по 450 за смену. Поэтому если на торговой точке большая посещаемость, срок эксплуатации будет меньше.

Современные модели KKM запрограммированы оповещать пользователя в случаях, когда на устройстве заканчивается фактическая память, но это происходит, когда остается всего 1-2% от общего объёма. Поэтому чтобы необходимость приобретения нового ФН не оказалась неожиданностью, стоит самостоятельно контролировать процент наполняемости в настройках кассового устройства.   

Смена владельца KKT. 

Во время фискализации KKM в неё вносятся реквизиты организации или собственника оборудования, которые записываются в памяти ФН. Так как любые внесённые на ФН данные не полежат изменению или удалению, при продаже KKM чип необходимо снять, закрыв предварительно архив памяти. Следующий владелец должен будет вставить в кассу новый ФН. 

Следует знать, что в случае передачи KKM в другой филиал одной и той же организации, замены фискального накопителя не требуется, потому что реквизиты останутся прежними.  

Ошибка, допущенная в процессе фискализации.

Во время процесса фискализации устройства собственник оборудования вносит реквизиты организации и кассы. В этот момент нужно быть очень внимательными и до того, как подтвердить действие, перепроверить вносимую информацию. Если будет допущена ошибка хотя бы в одной букве или цифре, ФН будет испорчен и придётся приобрести новый.   

Поломка фискального накопителя.

Фискальный накопитель имеет высокую степень защиты, поэтому редко ломается, а так как он является расходным материалом, устройство при поломке дешевле заменить, чем починить. Механические повреждения ФН могут произойти в результате неправильного или неаккуратного использования, а также после попадания химических моющих средств.

В случае, когда KKM используется с неисправным ФН, на собственников оборудования накладывается административное взыскание.

Процедура замены ФН

Чтобы осуществить замену фискального накопителя можно обратиться в сервисный или гарантийный центр, или заменить устройство самостоятельно. Но перед тем, как приступить к непосредственной замене чипа, необходимо осуществить процедуру закрытия архива.

• Сформируйте отчёт о закрытии смены, и подождите, пока информация будет отправлена ОФД.

• Проверьте наличие соединения с интернетом.

• Зайдите  в раздел «Количество непереданных документов» - в графе [Количество] должен быть [0].

• Подсоедините кассовое устройство к компьютеру и зайдите в программу, предназначенную для регистрации KKM.

• В основном меню кликните на [Закрыть архив].

• Проверьте время на компьютере и на кассовом устройстве, оно должно совпадать. Если это не так, выберите функцию [Синхронизировать с компьютером] и подтвердите действие, нажав [Далее].

• Для инициации закрытия архива, нажмите [Выполнить].

• После завершения процедуры, программа сформирует документ, содержащий фискальный признак, одновременно с ним будет создан автоматический отчёт о закрытии ФН.

Важно помнить, что для того чтобы процедура закрытия архива прошла успешно, ОФД должны быть переданы все сформированные в течении смены отчёты. иначе программа выдаст системную ошибку и отменит операцию. Подобная ситуация произойдёт если во время обмена данными с оператором пропадет связь с интернетом. 

Помните, что не следует приступать непосредственно к замене фискального накопителя до того, как ОФД пришлёт на KKM соответствующее уведомление.

После того как архив памяти фискального накопителя закрыт, можно приступать к непосредственной замене чипа.

Для того чтобы успешно осуществить замену устройства, необходимо следовать следующей инструкции:

• Для начала закройте кассовую программу и отсоедините KKM от электросети.

• Откройте лоток для чековой ленты и выньте катушку с бумагой. 

• Поднимите крышку, закрывающую отсек, в котором расположен ФН, отсоедините чип от шлейфа и вставьте на его место новый. Поместите подключённый ФН накопитель в отсек и закройте крышку. Заправьте в устройство чековую ленту.

• Включите KKM в электросеть и активируйте его.  

Отработанный накопитель необходимо хранить в бухгалтерии в течение пяти лет. Если замена устройства была связана с его поломкой, то необходимо отдать его производителю для того, чтобы он помог извлечь записанную на чип информацию. 

Порядок действий после того как ФН заменён

Когда чип памяти будет заменен, собственник обязан не только активировать его, но и осуществить перерегистрацию KKM в налоговом органе. Разберём каждый из данных пунктов подробней.

Активация нового ФН:

• Подсоедините KKM к персональному компьютеру.

• Откройте ПО, предназначенное для регистрации KKM и в главном меню, перейдите в раздел [Перерегистрация].

• Для установки точного времени, нажмите [Синхронизировать с компьютером] и подтвердите действие, нажав [Далее]. Дождитесь отчёта об указании даты.

• В основном меню откройте раздел [Замена ФН] и подтвердите действие. 

• В появившемся окне должны быть автоматически внесены реквизиты устройства, если этого не произошло, укажите данные вручную.

• Обозначьте причину Замены ФН.

• Подтвердите выполненные действия, нажав [Далее] и дождитесь, когда появится системное сообщение о завершении операции.

Перерегистрация KKM в налоговом органе

Совершить операцию можно одним из двух способов: лично в отделении ФНС либо дистанционно через ЛК.

Наиболее популярный способ это дистанционное осуществление процедуры, но, для того чтобы это сделать, необходимо наличие ЭЦП (её можно получить в любом удостоверяющем центре).

Операция перерегистрации KKM в личном кабинете ФНС:

• Зайдите на официальный сайт ФНС РФ и зарегистрируйте личный кабинет.

• После чего осуществите вход, нажав [Выполнить вход с ключом ЭП].

• Появится системное диалоговое окно, в котором необходимо выбрать [Выполнить проверку на соответствие условиям].

• Когда проверка будет окончена, нажмите [Войти в ЛК].

• На стартовой странице войдите во вкладку [Кассы], после чего появится список всех, добавленных в ЛК, устройств. В строке с нужной кассой кликните на регистрационный номер, а затем на [Перерегистрировать KKM].

• Обозначьте причину перерегистрации устройства и из имеющегося списка выберите ОФД.

• Для завершения процедуры, нажмите [подписать и отправить] и подождите, пока ФНС проверит заявление.

Когда заявка будет рассмотрена и одобрена, в ЛК на сайте налоговой службы рядом с регистрационным номером KKM отобразится статус [Касса перерегистрирована].

Внесение изменений в базу ОФД

После того как KKM была перерегистрирована, ОФД поступает уведомление об изменении данных, после чего автоматически вносится новый номер ключа ФП. Но иногда по разным причинам этого не происходит, в таких случаях необходимо внести изменения в базу ОФД вручную. Чтобы это сделать:

• Откройте сайт ОФД и зайдите в личный кабинет.

• Откройте раздел [Кассы].

• В списке устройств выберите нужную KKM и нажмите на иконку, расположенную рядом с регистрационным номером. Произойдет загрузка заявления.

• Откройте скачанный файл и заполните заявление, после чего отправьте его на e-mail ОФД. Подождите пока информация, указанная в личном кабинете, изменится. 

Можно приступать к работе с KKM.

Ведение бухгалтерского учета при замене фискального накопителя

Ведение бухгалтерской отчётности в процессе замены ФН имеет свои особенности, например, записи создают при участии счёта 10. В соответствии с вариантом учёта KKM, траты на покупку и монтаж чипа фиксируются на счёте 08, из-за чего повышается цена основных средств, или увеличивается сумма на счетах накопления затрат. 

Разберём бухгалтерские записи, фиксируемые при замене ФН на примере:

• Дт10 Кт60 – 4 166,67 рублей — стоимость купленного оборудования;

• Дт44 Кт10 -  4 166,67 рублей — показан в затратах на ФН;

• Дт44 Кт60 – 1 666,67 рублей — сумма, уплаченная за услуги по переустановке;

• Дт19 Кт60 – 1 166,66 (833,33+333,33) рублей — входной налог на добавочную стоимость;

• Дт68 Кт19 – 1 166,66 рублей — к вычету НДС;

• Дт60 Кт51 – 7 000,00 рублей — сумма, уплаченная за услуги доставки и переустановки устройства.

Иногда траты на модернизацию KKM отображаются на субсчёте 10.5 [Запасные части], но это неверно. Потому что в нём должны быть указаны затраты, совершённые на приобретение и обслуживание запчастей, предусмотренных для осуществления ремонта KKM, автотранспорта и производственного оборудования.